Adm Perkantoran 5

Otomatisasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.

Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Waluyo menjelaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:

1.       Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.       Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.

3.       Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.       Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

5.       Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1.       Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

2.       Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.       Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4.       Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut:

1.       Penggabungan penerapan tekonologi

2.       memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3.       Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan

4.       Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

5.       Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:

1.       Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah

2.       Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel

3.       Pemecahan masalah kolompok atau tim

4.       Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.

5.       Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti

6.       Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.